Додаток  1

ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації в
управлінні документального забезпечення Секретаріату
Центральної виборчої комісії

1. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором, а також таке, з якого неможливо встановити авторство (анонімні звернення).
	2.  Поздоровчі листи, листівки, телеграми, запрошення.
	3. Рекламні повідомлення, плакати. 
4. Бухгалтерські документи (обліковуються відділом бухгалтерського обліку та звітності Секретаріату Комісії).
5. Друковані видання.
6.  Прейскуранти.
7. Форми державної статистичної звітності.

Додаток 2

КОНТРОЛЬНА КАРТКА РЕЄСТРАЦІЇ
ВХІДНОЇ (ВНУТРІШНЬОЇ) КОРЕСПОНДЕНЦІЇ

Центральна виборча комісія
Картка реєстрації вхідної (внутрішньої) кореспонденції
Кореспондент

№ реєстрації	Дата реєстрації	№ вихідний	Дата вихідна	Термін виконання	Арк.	Прим.	
Скорочений зміст документа

№ зв. док.	Індекс справи	
Кому надіслано	Передано	Одержано	Підпис	

Додаток 3

ПЕРЕЛІК
індексів адресатів Центральної виборчої комісії

01 – Голова Центральної виборчої комісії Рябець М.М.
02 – Заступник Голови Центральної виборчої комісії Демяненко М.І.
03 – Секретар Центральної виборчої комісії Давидович Я.В.

Члени Центральної виборчої комісії:
04 – Алсуф’єв В.В.
05 – Гашицький О.В.
06 – Давидов Р.К.
07 – Данилюк В.А.
08 – Коваль М.І.
09 – Нельга О.В.
10 – Співак В.І.
11 – Старовойтова Г.М.
12 – Татарнікова Л.А.
13 – Рибачук М.Ф.
14 – Данилевський Ю.М.
15 – Ставнійчук М.І.

Секретаріат Центральної виборчої комісії:
16 – Керівник Секретаріату
17 – Прес-служба
18 – Управління організаційно-методичної роботи
19 – Юридичне  управління
20 – Управління  інформатизації 
21 – Управління документального забезпечення
22 – Управління  планування та фінансового контролю
23 – Господарське управління
24 – Відділ міжнародних зв’язків
25 – Відділ бухгалтерського обліку та  звітності
26 – 
27 – Відділ кадрової та режимної роботи 
28 – 
29 – Автогосподарство
30 – Заступник керівника Секретаріату

Додаток 4

КАРТКА РЕЄСТРАЦІЇ
ВИХІДНОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ

Центральна виборча комісія
Картка реєстрації вихідної кореспонденції

(Прізвище, ініціали, посада особи, яка підписала документ)
Підготував__________________________________________________________
(Прізвище, ініціали, посада виконавця)

№ реєстрації	Дата реєстрації	Індекс справи	Реєстр розсилки	Дата виконання	Арк.	Прим.	
Короткий зміст документа

№ зв. док.	Індекс справи	
Адресат				

Додаток 5
Додаток 6
Додаток 7
Додаток 8
Додаток 9
Додаток 10
Додаток 11
Додаток 12
Додаток 13
Додаток  14

КАТЕГОРІЇ ДОКУМЕНТІВ,
 що підлягають контролю  за термінами їх виконання

1.	Закони України.
2.	Постанови Верховної Ради України.
3.	Укази Президента України.
4.	Розпорядження Президента України.
5.	Постанови Кабінету Міністрів України.
6.	Розпорядження Кабінету Міністрів України.
7.	Постанови, протокольні рішення Комісії.
8.	Розпорядження Голови Комісії.
9.	Доручення Голови Комісії.
10.	Запити та звернення народних депутатів України.
11.	Телеграми.
12.	Листи-запити.
13.	Звернення суб’єктів виборчого процесу.
14.	Звернення громадян.

 Додаток 15

ЛИСТ КОНТРОЛЮ
за виконанням розпоряджень та доручень 
Голови Центральної виборчої комісії

1. Розпорядження (доручення) ___________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
від "____"___________________ 200__ року № ______.

	2. Термін виконання "____"___________________ 200__ року.
	3. Відповідає за виконання або узагальнення _______________________
	4. Стан виконання

№
п/п	Члени Комісії, структурні підрозділи Секретаріату Комісії	Дата подачі особі, на яку покладено контроль за виконанням  або узагальненням  матеріалів	
		проекту підготовленого документа 	зауважень і пропозицій	
1.		Демяненко М.І.			
2.		Давидович Я.В.			
3.		Алсуф’єв В.В.			
4.		Гашицький О.В.			
5.		Давидов Р.К.			
6.		Данилевський Ю.М.			
7.		Данилюк В.А.			
8.		Коваль М.І.			
9.		Нельга О.В.			
10.		Рибачук М.Ф.			
11.		Співак В.І.			
12.		Ставнійчук М.І.			
13.		Старовойтова Г.М.			
14.		Татарнікова Л.А.			
15.		Керівник Секретаріату 			
16.		Заст.керівника Секретаріату			
17.		Служба Голови Комісії			
18.					
19.					
20.					
21.					
22.					
23.					
24.					
25.					
26.					
27.					
28.					
29.					
30.					

	5. Висновки особи, яка здійснювала контроль за виконанням документа або узагальнювала матеріали _________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

________________		_________________________
(підпис) 				         	      (прізвище, ініціали)

"____"___________________ 200__ року

Додаток 16

Центральна виборча комісія 
                                                                           
ЗАМОВЛЕННЯ
на виготовлення копій з 

(назва документа)

сторінок ________   тираж ________     формат _______

 Замовник __________________              ________________
                            (прізвище)                                                          (підпис)
“___”___________200___ р.

Погоджено: __________________
                     (підпис)
 Замовлення отримав _________    “____”__________ 200___р.
                                                              (підпис)

Додаток 17

ЦЕНТРАЛЬНА ВИБОРЧА КОМІСІЯ

номенклатура справ
________________ № __________
на _______________ рік		ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника установи
Підпис         Розшифровка підпису
Дата	

Індекс справи	Заголовок справи 
(тому, частини)	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітка	
1	2	3	4	5	

					

__________________________________________________________________
(назва розділу*)

Посада керівника служби
документаційного забезпечення 
управління установи			___________ 	____________________    
                     			       (підпис) 			(розшифровка підпису)		
Дата

Віза керівника архіву (особи, відповідальної за архів) установи

ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК установи

від __________________ № ________	ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕПК (ЕК) державного архіву
(органу вищого рівня)

від ___________________ № _______	

*Найменування структурного підрозділу (для установ, що не мають структурного поділу – напряму діяльності).

Додаток 18

20

	Код держархіву ______
Код установи ________		
				Ф. № ________
Оп. № _______
Справа № ____		

30

						

5

	                                             (Найменування державного архіву)		

50

				

	                                                         (Найменування установи і структурного підрозділу)		

15

35

	СПРАВА №		
том №			

				

70

				

320

				
	(заголовок справи)		

25

			

	                                                                                                                                             (дата)		

20

	На _____ аркушах.
Зберігати __________

30

		Ф. № ________
Оп. № _______
Справа № ____			

60

20

					

230

Додаток 18-а

ЦЕНТРАЛЬНА ВИБОРЧА КОМІСІЯ

__________________________________________________________________
(назва фонду)

Фонд № _________

ОПИС № ________

_________________________________________________________________
(назва опису)

Крайні дати справ ____________________

Формат А4 (210 х 297)

Форма титульного аркуша закінченого опису справ постійного зберігання

Додаток 19

ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи № ______

№ з/п	Індекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номери аркушів справи	Примітка	
1	2	3	4	5	6	

						

Разом _________________________________________________ документів
(цифрами і літерами)

Кількість аркушів внутрішнього опису ________________________________
(цифрами і літерами)

Посада особи,
яка склала внутрішній опис
документів справи		__________  	________________________
         (підпис)  			 (розшифровка підпису)

Формат А4 (210 х 297)

Форма внутрішнього опису документів справи
Додаток 20

засвідчувальний напис
справи № _____ (розділу опису)

 У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано _______  ______________________________________________________ аркуша (ів),
(цифрами і літерами)
у тому числі:
літерні аркуші ____________________________________________________
пропущені номери аркушів _________________________________ + аркушів внутрішнього опису ________________________________________________

Особливості фізичного стану та формування справи	Номери аркушів	
1	2	

		

Посада особи, яка склала 
засвідчувальний напис 		___________ 	________________________
          (підпис) 			(розшифровка підпису)

Дата

Формат А4 (210 х 297)

Форма засвідчувального напису справи

Додаток 21

ЦЕНТРАЛЬНА ВИБОРЧА КОМІСІЯ

ОПИС № ___________
справ тривалого 
(понад 10 років)  зберігання
за _______________ рік		ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника установи
Підпис         Розшифровка підпису
Дата	

__________________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи)

№ з/п	Індекс справи	Заголовок справи 
(тому, частини)	Дата справи 
(тому, частини)	Строк зберігання справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі 
(томі, частині)	Приміт-ка	
1	2	3	4	5	6	7	

							

У цей розділ опису внесено_____________________________________  справ 
               			(цифрами і літерами)
з № _______ до № _________ у тому числі: 

Посада особи,
яка склала опис		___________ 	____________________    
                     	       (підпис) 			(розшифровка підпису)		
Дата

Керівник архіву (особа,
відповідальна за архів)	___________ 	____________________    
                     	       (підпис) 			(розшифровка підпису)		
Дата

		СХВАЛЕНО
Протокол ЕК установи

від ___________________ № _______	

Формат А4 (210 х 297)
Форма опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання

Додаток 22

ЦЕНТРАЛЬНА ВИБОРЧА КОМІСІЯ

ОПИС № ___________
справ постійного зберігання
на _______________ рік		ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника установи
Підпис         Розшифровка підпису
Дата	

__________________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи)

№ з/п	Індекс справи	Заголовок справи 
(тому, частини)	Дата справи 
(тому, частини)	Кількість аркушів у справі 
(томі, частині)	Примітка	
1	2	3	4	5	6	

						

У цей розділ опису внесено__________________________  справ з № _______
                   (цифрами і літерами)
до № _____, у тому числі:

Посада особи,
яка склала опис		___________ 	____________________    
                     	       (підпис) 			(розшифровка підпису)		
Дата

Керівник архіву (особа,
відповідальна за архів)	___________ 	____________________    
                     	       (підпис) 			(розшифровка підпису)		
Дата

ЗАТВЕРДЖЕНО
Протокол ЕПК державного архіву

від __________________ № ________		СХВАЛЕНО
Протокол ЕК установи

від ___________________ № _______	

Формат А4 (210 х 297)

Форма річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання

Додаток 23

ВИМОГА
на видачу в тимчасове користування документів, 
що зберігаються в архіві Центральної виборчої комісії

	Прошу видати в тимчасове користування для _____________________
__________________________________________________________________
(підрозділ, прізвище, ім’я, по батькові)
документи (справу) ________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
(назва документів, справи)
що зберігаються: __________________________________________________
_________________________________________________________________
(№ опису, справи, рік)

Керівник структурного підрозділу			__________________
        									       (підпис)

_________________
     	      (дата)

Додаток 24

ЦЕНТРАЛЬНА ВИБОРЧА КОМІСІЯ

ОПИС № ___________
справ з особового складу
за _______________ рік		ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника установи
Підпис         Розшифровка підпису
Дата	

__________________________________________________________________
(назва розділу)

№ з/п	Індекс справи	Заголовок справи 
(тому, частини)	Дата справи 
(тому, частини)	Строк зберігання справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі 
(томі, частині)	Приміт-ка	
1	2	3	4	5	6	7	

							

У цей розділ опису внесено_____________________________________  справ 
               			(цифрами і літерами)
з № _______ до № _________ у тому числі: 

Посада особи,
яка склала опис		          ___________ 	____________________    
                     	               (підпис) 		         (розшифровка підпису)	
Дата

Керівник кадрового органу	___________ 	____________________    
                	                (підпис) 	  	          (розшифровка підпису)	
Дата

ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕПК державного архіву

від __________________ № ________		СХВАЛЕНО
Протокол ЕК установи

від ___________________ № _______	

Формат А4 (210 х 297)
Форма річного розділу опису справ з особового зберігання